Amadeus: zaufanie i bezpieczeństwo mogą zadecydować o roli AI w podróżach służbowych

Według nowego raportu Amadeus opublikowanego 24 czerwca, sztuczna inteligencja nie jest już odległą obietnicą w podróżach korporacyjnych: rezerwacje, polityka podróży, rozliczanie kosztów, zarządzanie zakłóceniami i bezpieczeństwo podróżnych mogą być w coraz większym stopniu łączone z systemami opartymi na AI. Jednak prawdziwy przełom technologiczny nie zależy wyłącznie od tego, do czego zdolny jest algorytm, ale od tego, w jakim stopniu firmy mogą zbudować wokół niego niezawodne, bezpieczne i dobrze zarządzane ramy.

Najnowszy komunikat Amadeus opiera się na raporcie zatytułowanym „Orchestrating Success”, który bada kolejny etap organizacji podróży służbowych. Główny przekaz jest trzeźwy i dlatego szczególnie ważny: AI nie oznacza po prostu szybszej wyszukiwarki lub wygodniejszego chatbota. W podróżach korporacyjnych może przynieść wartość, jeśli jest w stanie wspólnie zarządzać celem podróży, budżetem, wewnętrznymi regulacjami, zatwierdzaniem, rozliczaniem, kwestiami zrównoważonego rozwoju oraz wymogami „duty of care”, czyli obowiązkiem opieki pracodawcy.

Jest to kwestia aktualna również dla węgierskich firm. Wiele przedsiębiorstw w 2026 roku nie pyta już o to, czy podróże służbowe wróciły, ale o to, jak można nimi zarządzać w sposób bardziej kontrolowany, przejrzysty i z mniejszą ilością administracji. W przypadku negocjacji w Budapeszcie, Wiedniu, Frankfurcie, Londynie, Paryżu czy Stambule, cena biletu lotniczego jest tylko jedną ze zmiennych. Równie ważne są możliwości zmiany rezerwacji, jakość zakwaterowania, transfer po wieczornym przylocie, sytuacja bezpieczeństwa, obciążenie pracownika oraz to, kto w czasie rzeczywistym widzi całą podróż w przypadku zakłóceń.

Co mówi nowy raport Amadeus?

Według Amadeus dla menedżerów podróży korporacyjnych kluczowymi kwestiami stają się ład zarządzania, bezpieczeństwo i zaufanie. Raport stwierdza, że narzędzia AI są już teraz odpowiednie do automatyzacji powtarzalnych zadań: na przykład odpowiadania na pytania dotyczące regulaminów, wspierania procesów zatwierdzania, zarządzania zakłóceniami w podróży lub łączenia procesów kosztowych. Dzięki temu rola travel managera może przesunąć się z administracji w stronę strategicznego zarządzania.

Nie oznacza to, że ludzkie decyzje znikną. Wręcz przeciwnie: niezawodny system AI jest cenny, gdy zdejmuje rutynowe zadania z barków specjalistów, podczas gdy kontrola ludzka pozostaje przy decyzjach ryzykownych, wyjątkowych lub wrażliwych na koszty. Polityka podróży korporacyjnych nie składa się tylko z list cenowych. Może zawierać uprawnienia na poziomie działu, cele zrównoważonego rozwoju, zakazy bezpieczeństwa, wstępne zatwierdzenia, minimalną jakość hoteli oraz wyjątki, w których system nie powinien podejmować decyzji automatycznie.

Raport szczególnie podkreśla, że doświadczenie podróży oparte na AI może połączyć wiele elementów: rezerwację, regulamin, rozliczenie kosztów, zarządzanie zakłóceniami i opiekę pracodawcy. W praktyce może to oznaczać, że podróż służbowa nie jest stosem oddzielnych e-maili, plików PDF, faktur i wpisów w kalendarzu, lecz jednolitym, stale aktualizowanym procesem podróży.

Dlaczego jest to interesujące dla węgierskich firm?

Znaczna część węgierskich przedsiębiorstw traktuje nie tylko Budapeszt, ale i Wiedeń jako naturalny punkt startowy, szczególnie w przypadku długodystansowych lub rzadszych celów podróży służbowych. System korporacyjny oparty na AI musi zatem rozpoznawać nie tylko to, który lot jest tańszy, ale także czy lotnisko w Budapeszcie lub lotnisko w Wiedniu zapewnia lepszą całkowitą wartość podróży. Obejmuje to dojazd lądowy, godzinę wylotu, ryzyko przesiadki, konieczność zakwaterowania oraz to, kiedy pracownik dotrze do miasta docelowego w stanie gotowości do negocjacji.

W podróżach służbowych najtańsza opcja często jest najtańsza tylko na papierze. Hotel lotniskowy w nocy przed wylotem o świcie, taksówka po późnym wieczornym przylocie, utracony dzień pracy lub spóźnienie na lot z powodu zbyt krótkiej przesiadki mogą szybko zmienić ten obraz. Dobrze zaprojektowane narzędzie AI może pomóc właśnie w tych ukrytych kosztach, jeśli ma dostęp do odpowiednich danych i jeśli firma jasno określi, jakie kompromisy są dopuszczalne.

Z punktu widzenia artykułu słowem kluczowym nie jest magia, lecz zarządzanie. W węgierskich małych i średnich przedsiębiorstwach coraz ważniejsze może stać się to, kto może ustawiać zasady podróży, kto może zatwierdzać wyjątki, jakie dane przetwarza system i w jaki sposób można udokumentować, na jakiej podstawie propozycja AI została przedstawiona pracownikowi lub travel managerowi.

Wykrywanie intencji podróży (trip intent detection) i podróże zero-touch: co to oznacza w ludzkim języku?

Amadeus wymienia kilka przyszłych przypadków użycia. Jednym z nich jest trip intent detection, czyli rozpoznawanie, że podróż się formuje w e-mailach, kalendarzu lub komunikacji korporacyjnej. Jeśli na przykład zespół sprzedaży uzgadnia w kilku wiadomościach spotkanie z klientem w Monachium lub Londynie, AI może w przyszłości zaproponować odpowiednie loty, zakwaterowanie i transport lądowy, zanim ktoś zacznie osobno ich szukać.

Podróż zero-touch idzie jeszcze dalej: rezerwacja, płatność, paragon, rozliczenie i dane podróży przemieszczają się między systemami, a podróżny wykonuje mniej kroków administracyjnych. Brzmi to atrakcyjnie, ale może działać dobrze tylko wtedy, gdy system wie, na jakie centrum kosztów należy zaksięgować wydatek, jaki limit hotelowy obowiązuje, która linia lotnicza lub dieta odpowiada polityce firmy i w jakiej sytuacji należy poprosić o ludzkie zatwierdzenie.

Trzecim ważnym kierunkiem jest rezerwacja oparta na głosie i tekście. Podróżny służbowy będzie mógł w przyszłości prosić o zmianę podróży za pomocą telefonu komórkowego, komputera stacjonarnego lub narzędzi do współpracy. Może to być wygodne przy późnym odwołaniu lotu lub przedłużeniu się negocjacji, ale w wrażliwym środowisku korporacyjnym nie wystarczy, że system jest szybki. Musi być również sprawdzalny, logowalny i zgodny z regulaminem.

Bezpieczeństwo to nie tylko kwestia IT

Kiedy Amadeus mówi o bezpieczeństwie i zarządzaniu, nie chodzi wyłącznie o kwestie cyberbezpieczeństwa. Oczywiście ochrona danych jest warunkiem podstawowym: system podróży korporacyjnych może przetwarzać wrażliwe informacje o kadrze kierowniczej, spotkaniach z klientami, trasach, kosztach i danych osobowych. Jednak w zarządzaniu podróżami bezpieczeństwo jest szersze: trzeba wiedzieć, gdzie jest podróżny, jakie zakłócenia go dotykają, czy konieczna jest zmiana rezerwacji i jaka alternatywa odpowiada obowiązkowi opieki firmy.

Narzędzie AI może na przykład rozpoznać, że w danym mieście spodziewany jest strajk, ryzyko pogodowe lub zatory w ruchu granicznym i zaproponować tymczasową zmianę regulaminu. Amadeus opisuje to jako dynamiczną politykę: system nie traktuje polityki podróży jako statycznego dokumentu, lecz na podstawie zdarzeń, popytu, cen i ryzyk potrafi udzielić rekomendacji. Tutaj szczególnie ważne jest, aby decyzja nie była nieprzejrzysta. Travel manager musi rozumieć, dlaczego AI proponuje droższy, wcześniejszy lub bardziej elastyczny bilet.

Zrównoważony rozwój może również zostać włączony do procesu decyzyjnego. Jeśli firma przyjmuje cele węglowe, system nie tylko informuje o cenie biletu lotniczego, ale także o całkowitym wpływie środowiskowym podróży. Nie oznacza to koniecznie, że trzeba wybierać droższe lub wolniejsze rozwiązania, ale decyzja może stać się bardziej świadoma.

Agenci AI wywierają nową presję na rynek podróży

Najnowsza analiza Skift rzuca światło na ten sam proces z innej strony: agenci AI nie szukają tak jak ludzie. Człowiek ustawia kilka filtrów, przegląda kilka wyników, a następnie podejmuje decyzję. Agent maszynowy może natomiast poprosić o znacznie więcej kombinacji, co może wywrzeć ogromną presję na systemy linii lotniczych i biur podróży. Według artykułu Skift, kierownicy Amadeus widzą rozwiązanie problemu tzw. „infinite search” w odpowiedziach obliczonych wcześniej, które są dostępne dla maszyn.

To tło może wydawać się odległe dla węgierskiego podróżnego, ale konsekwencje są bardzo namacalne. Jeśli w przyszłości asystent korporacyjny lub agent AI będzie szukał najlepszej trasy służbowej między Budapesztem, Wiedniem lub innym odległym węzłem, wygra ten, czyja oferta jest niezawodna, zgodna z zasadami i interpretowalna maszynowo. Konkurencja między liniami lotniczymi, online'owymi biurami podróży i korporacyjnymi systemami rezerwacyjnymi będzie częściowo dotyczyć tego, kto potrafi pozostać widoczny dla pośredników AI.

Na co powinien teraz zwrócić uwagę węgierski travel manager?

Na podstawie raportu Amadeus firmy nie powinny zaczynać od natychmiastowej automatyzacji wszystkich procesów podróży. Znacznie bardziej użyteczne jest najpierw uporządkowanie podstaw: czy polityka podróży jest aktualna, czy uprawnienia do zatwierdzania są jasne, czy wyjątki są zarządzalne, czy dostępne są niezawodne dane o wydatkach i czy istnieje udokumentowany proces na wypadek zakłóceń.

Planowanie usług lotniskowych i lądowych jest również częścią całkowitego kosztu. W przypadku wylotu z Budapesztu informacje o lotach online BUD, a w przypadku wylotu z Wiednia informacje o lotach online VIE mogą pomóc w decyzjach operacyjnych. Przy późnym przylocie lub wczesnym wylocie hotele przy lotnisku w Wiedniu lub hotele w pobliżu lotniska w Budapeszcie nie są luksusem, lecz elementem redukcji ryzyka. To samo dotyczy transferu z lotniska w Budapeszcie oraz taksówki lub transferu z lotniska w Wiedniu, jeśli koszt spóźnienia jest wyższy niż koszt zorganizowanego transportu lądowego.

Podsumowanie

AI w podróżach służbowych nie obiecuje po prostu szybszej rezerwacji. Prawdziwa wartość może polegać na tym, że firma w końcu zobaczy intencję podróży, regulamin, koszt, ryzyko, zrównoważony rozwój i dobrostan podróżnego w jednym spójnym systemie. Aby to jednak osiągnąć, nie wystarczy efektowny interfejs lub sprytny chatbot. Potrzebne są niezawodne dane, silne zarządzanie uprawnieniami, audytowalne decyzje i jasna odpowiedzialność ludzka.

Najważniejszą lekcją dla węgierskich firm jest to, że przed wprowadzeniem AI należy wzmocnić podstawy zarządzania podróżami. Kto teraz uporządkuje regulamin, dane i procesy decyzyjne, ten później naprawdę skorzysta z automatyzacji. Kto natomiast wpuści AI do nieuporządkowanych procesów, ten co najwyżej szybciej otrzyma te same błędy, które do tej pory musiał poprawiać ręcznie.